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Creazione e gestione Trattative di vendita (deal) su HubSpot

Indice concettuale

  • Creazione trattativa / deal: viene creata una trattativa/deal ogni volta che occorre sottoporre una nuova offerta al cliente. 

    • Associazione a contatti di riferimento e aziende: va assegnata ai contatti di riferimento da parte del cliente e le aziende (clienti) coinvolte. Questo lega la trattativa anche ai contatti, per avere uno storico completo. 

    • Assegnazione collaboratori: sono le persone interne che devono seguire l'evoluzione della trattativa/deal, quindi Florian, Simone per la parte di fatturazione, almeno un team leader (Raffaella o Luciano), il Project Manager, ed eventuali altre persone che ha senso coinvolgere. 

  • Gestione trattativa / deal

    • Registrazione delle interazioni (email, telefonate, note): è importante loggare le mail relative alla trattativa (loggarle sia al contatto e all'azienda, ma anche alla trattativa/deal!). Loggare anche eventuali telefonate, specificando cosa è stato discusso, in modo da fornire a tutti una panoramica di cosa è successo in relazione a quella trattativa/deal.

    • Gestione della fase della trattativa (deal stage): far avanzare il deal secondo gli stati delle trattative.

    • Gestione dell'accettazione dell'offerta: quando il cliente accetta l'offerta di Bexio, inviargli una mail di ringraziamento e loggarla nel deal. Simone riceverà la notifica e porterà avanti il deal so "Won" e procederà con la creazione dell'ordine e fatturazioni relative.

 

 

Creazione di una trattativa

Step 1: Accesso alla sezione "Trattative" su HubSpot

  1. Accedi al tuo account HubSpot.
  2. Nel menu di navigazione principale a sinistra, posiziona il cursore su CRM.
  3. Clicca su Trattative (o Deals).
  4. Nella schermata delle trattative, clicca sul pulsante Crea trattativa (o Create deal) situato in alto a destra.

Step 1.a: Versione semplificata direttamente dalla barra di ricerca

  1. Accedi al tuo account HubSpot.
  2. Accanto alla barra di ricerca, seleziona il bottone circolare con +.
  3. Clicca su Trattativa (o Deal).

Step 2: Compilazione del form di creazione della trattativa


Una volta aperto il form "Crea trattativa", compila i seguenti campi prestando attenzione ai dettagli:

  1. **Nome trattativa (Deal name) ***:
    1. Descrizione: Il nome identificativo della trattativa. Deve essere conciso e chiaro.
    2. Formato Consigliato: [Nome Cliente/Azienda] - [Prodotto/Servizio]
    3. Esempio: Ander Group - Performance Branding
  2. **Pipeline ***:
    1. Descrizione: La pipeline di vendita a cui appartiene questa trattativa.
    2. Selezione: Scegli la pipeline corretta dal menu a discesa: "Ander Group". Prestare attenzione in quanto l’altra pipeline “HubSpot Shared Selling Pipeline” chiama in causa i nostri referenti di HubSpot e serve per acquistare licenze medio-grandi.
  3. **Fase della trattativa (Deal stage) ***:
    1. Descrizione: Lo stato attuale della trattativa all'interno della pipeline selezionata.
    2. Selezione: Seleziona la fase appropriata dal menu a discesa. 
      • Lead: un’opportunità in fase iniziale
      • Offer to do: la persona responsabile deve preparare l’offerta da mandare al cliente
  4. Importo (Amount):
    1. Descrizione: Il valore stimato della trattativa.
  5. Data di chiusura (Close date):
    1. Descrizione: La data stimata in cui la trattativa dovrebbe essere chiusa (vinta o persa). Il default è la fine del mese successivo.
  6. Proprietario della trattativa (Deal owner):
    1. Descrizione: La persona responsabile della gestione della trattativa, cioè chi la crea salvo situazioni particolari. Dovresti già vedere il tuo nome nel menu a discesa.
  7. Tipo di trattativa (Deal type):
    1. Descrizione: La tipologia della trattativa (es. Cliente nuovo o cliente esistente)
  8. Valuta (Currency):
    1. Descrizione: La valuta in cui è espresso l'importo della trattativa.

                                Step 3: Associazione della trattativa a contatti e aziende

                                È fondamentale associare la trattativa ai contatti e alle aziende pertinenti per avere una visione completa e tracciare le interazioni. Se il contatto o la company non esistono, puoi effettuare questa associazione in un secondo momento a partire dalla trattativa esistente.

                                1. Associa trattativa a (Associate Deal with):
                                  1. Contatti (Contacts):
                                    1. Descrizione: Collega la trattativa a uno o più contatti chiave coinvolti
                                    2. Procedura:
                                      1. Clicca su Cerca (o Search) e inizia a digitare il nome del contatto.
                                      2. Seleziona il contatto corretto dai risultati.
                                      3. Aggiungi attività della timeline da questo contatto a partire da (Add timeline activity from this contact starting from): Lascia selezionata questa opzione per visualizzare le attività passate del contatto nella timeline della trattativa. Regola la finestra temporale (es. "Ultimi 30 giorni", "Tutto il tempo") se necessario. *Per attività si intendono email loggate in HubSpot, note, telefonate etc…
                                      4. Per aggiungere altri contatti, clicca su Aggiungi altro (Add more).
                                  2. Aziende (Companies):
                                    1. Descrizione: Collega la trattativa all'azienda cliente o potenziale tale.
                                    2. Procedura:
                                      1. Clicca su Cerca (o Search) e inizia a digitare il nome dell'azienda.
                                      2. Seleziona l'azienda corretta dai risultati.
                                      3. Aggiungi attività della timeline da questa azienda a partire da (Add timeline activity from this company starting from): Lascia selezionata questa opzione per visualizzare le attività passate dell'azienda nella timeline della trattativa. Regola la finestra temporale (es. "Ultimi 30 giorni", "Tutto il tempo") se necessario.

                                            Step 4: Creazione della trattativa

                                            1. Una volta compilati tutti i campi obbligatori e associate le entità pertinenti, clicca sul pulsante Crea trattativa (o Create deal) in basso.

                                            Step 5: Assegnazione dei collaboratori

                                            È importante definire i collaboratori (interni), cioè le persone che devono essere tenute aggiornate in merito all’andamento della trattativa stessa. Inserire sempre anche Simone per poter gestire gli aspetti più amministrativi in Bexio.


                                            1. Nella colonna a sinistra, scorri verso il basso alla sezione Collaboratori (Collaborators)
                                            2. Seleziona bottone Modifica (Edit)
                                            3. Aggiungi tutti i nominativi pertinenti nella scheda Aggiungi collaboratori (Add collaborators)
                                            4. Salva con il bottone Aggiorna collaboratori (Updates collaborators)

                                            Gestione di una trattativa

                                            Una volta creata la trattativa, la gestione continua è fondamentale per portarla al successo.

                                            1. Registrazione delle interazioni (chiamate, email, note):
                                              • Obiettivo: Mantenere una cronologia completa di tutte le comunicazioni e attività legate alla trattativa.
                                              • Procedura:
                                                1. Chiamate: Dopo ogni telefonata, clicca su Registra una chiamata (Log a call) dalla timeline della trattativa (o del contatto/azienda associati). Inserisci il risultato della chiamata, le note chiave e, se necessario, crea un'attività di follow-up.
                                                2. Email:
                                                  • Invia email direttamente da HubSpot: Utilizza la funzione di invio email all'interno di HubSpot (collegando la tua casella di posta) per inviare email direttamente dalla trattativa o dal contatto. L'email verrà automaticamente registrata sulla timeline.
                                                  • Invia email dal tuo client (es. Outlook/Gmail) con l'estensione HubSpot: Assicurati di avere installato e configurato l'estensione di HubSpot (Sales Extension/CRM Extension). Quando invii un'email, spunta la casella "Log to CRM" per registrarla automaticamente sulla timeline della trattativa, del contatto e dell'azienda.
                                                3. Note: Utilizza le note per registrare appunti rapidi, promemoria, decisioni prese durante riunioni o conversazioni informali. Le note possono essere registrate direttamente sulla timeline della trattativa.
                                                4. Dove Registrare: Registra le interazioni sulla timeline della trattativa come prima scelta. Se l'interazione è specifica per un singolo contatto o azienda e non è direttamente legata al progresso della trattativa, può essere registrata anche solo sulla timeline del contatto o dell'azienda corrispondente. L'importante è che ogni interazione significativa sia tracciata.
                                            2. Utilizzare le note per le conversazioni interne:
                                              • Obiettivo: Facilitare la comunicazione e la collaborazione interna sul progresso della trattativa senza coinvolgere il cliente.
                                              • Procedura:
                                                1. All'interno della timeline della trattativa, seleziona l'opzione Nota (Note).
                                                2. Scrivi il tuo messaggio o promemoria interno.
                                                3. Puoi utilizzare @ per menzionare specifici membri del team e attivarne la notifica.
                                                4. Le note interne non sono visibili al cliente e rimangono private all'interno di HubSpot.
                                            3. Gestione della fase della trattativa (deal stage):
                                              • Obiettivo: Mantenere aggiornata la fase della trattativa per riflettere accuratamente il suo stato nel pipeline e garantire che i passaggi chiave vengano rispettati.
                                              • Procedura:
                                                1. Aggiornamento manuale: Sposta la trattativa da una fase all'altra manualmente trascinandola nella visualizzazione a board del pipeline, oppure aggiornando il campo "Fase della trattativa" nella scheda della trattativa.
                                                2. Verifica passaggi importanti:
                                                  • Da "Lead" a "Quote to do" (Preventivo da fare): Questa transizione dovrebbe avvenire quando è stata qualificata l'opportunità e si è pronti a preparare un'offerta formale. Assicurati di avere tutte le informazioni necessarie per il preventivo prima di spostare la trattativa a questa fase.
                                            4. Gestione dell'accettazione dell'offerta (dopo che viene accettato offerta di Bexio):
                                              • Obiettivo: Coordinare il passaggio da offerta accettata a "Closed Won" e avviare il processo di fatturazione.
                                              • Procedura:
                                                1. Conferma di accettazione su Bexio: Una volta che il cliente ha accettato formalmente l'offerta su Bexio e il progetto è confermato.
                                                2. Invio email al cliente: Invia un'email di conferma al cliente per ringraziarlo e informarlo sui prossimi passi (es. attivazione del servizio, onboarding).
                                                  • Importante: Assicurati che questa email sia registrata su HubSpot (vedi punto 5.1 "Email" sopra). Questo è cruciale per aggiornare Simone.
                                                3. Simone Imposta "Closed Won" e avvia fatturazione: Una volta ricevuta la notifica e verificata l'email di conferma su HubSpot, Simone provvederà a spostare la trattativa nella fase "Closed Won" (Vinta) e ad avviare il processo di fatturazione in base all'offerta accettata su Bexio.