How to Contatti

1. Il centro di verità dei contatti è HubSpot.

HubSpot è il repository dei contatti, il centro di verità. HubSpot poi invia le informazioni a Google; i contatti di Google vengono letti da 3CX.

Nota: la questione "bexio" verrà affrontata a gennaio. 

2. Cosa fare quando incontriamo un nuovo contatto – per tutti

Quando incontriamo un nuovo contatto, andiamo su HubSpot a verificare se è già presente, e se ci sono tutte le informazioni che abbiamo di quel contatto (email, numero di telefono, ... ). 

Se il contatto non c'è andiamo a crearlo (se c'è ma è incompleto, andiamo a completarlo): 

1. Andare su contacts e cliccare su create contact in alto a destra
2. Inserire almeno le informazioni obbligatorie, che sono:
   
   1. Nome Cognome
   2. email e/o numero di telefono 
   3. Company name (nota: questa è solo un'informazione scritta, non ancora collegata alla property Company)
   4. Contact owner = Florian (o diverso se è il caso)
   5. Lifecycle stage: mettere "customer" se è un cliente attivo con cui stiamo lavorando, o abbiamo lavorato in passato. Mettere "Lead" se è un possibile cliente. Mettere "Other" se è un fornitore con cui lavoriamo ma non è cliente (noi paghiamo lui, ma lui non paga noi).
   6. Legal basis: questa informazione è obbligatoria e importante. Probabilmente sarà "Legitimate interest", e poi scegliere se è un possibile cliente/prospect/lead, se è un cliente esistente oppure "altro".
      Esempio: se è un fornitore?
      Esempio: se è una persona interna ad Ander Group, metto "other"
3. Una volta creato il contatto, sulla sinistra bisogna impostare Sync to Google Contacts = Yes, per fare in modo che il contatto venga mandato anche ai contatti che tutti si troveranno in Gmail. 
4. Bisogna ora assegnare una Company al contatto. In alto a destra, aprire il cassetto laterale (se non è già visibile) e cliccare su +Add
   
   
   
   È possibile cercare una company esistente, e selezionarla dalla lista. Se non è presente, ne va creata una nuova.
   
   Ricordarsi di cliccare su save in basso a destra. 

3. In quali casi incontro un nuovo contatto? Alcuni esempi

Lista non esaustiva di esempi in cui incontro un nuovo contatto, e devo quindi verificare che ci sia in HubSpot:

• Invito persone su Smartsheet: un cliente ha un nuovo collaboratore/interlocutore da invitare su Smartsheet? Devo verificare che sia presente anche su HubSpot

• Contatto telefonicamente una persona/cliente/fornitore, perché mi hanno dato il numero di telefono da chiamare. Devo verificare che sia presente anche su HubSpot
• Contatto per email una persona/cliente/fornitore, perché l'indirizzo mi è stato dato da qualcuno; oppure ho trovato l'indirizzo su un sito web o altro. Devo verificare che sia presente anche su HubSpot

Ogni volta che ho tra le mani un contatto, una mail o un numero di telefono nuovo per me, devo andare a verificare che ci sia anche su HubSpot. Se tutti verificano, il database rimarrà aggiornato per tutti. 

4. Eccezioni

Lista non esaustiva di esempi che rappresentano un eccezione, e quindi vale il buonsenso:

• il contatto è temporaneo: ad esempio uno stagista che viene invitato su Smartsheet per lavorare due mesi = il contatto NON viene aggiunto su HubSpot.