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Naming e ordine file/ cartelle

Nomenclatura file ed elementi
Gerarchia e ordine (con esempi)
Condivisione e archivio

Nomenclatura file ed elementi

Al fine di lavorare correttamente insieme, deve essere utilizzata una nomenclatura comune. Per ogni dubbio o chiarimenti contattare Debora. 

In generale, il nome non deve essere interpretabile ma chiaro per tutti, anche per chi non ha lavorato su quel progetto, anche dopo molto tempo. 

Acronimo

Tutti i nomi dei clienti, team, fornitori, … hanno un acronimo identificativo di tre lettere maiuscole. Le regole riguardo alla nomenclatura sono le seguenti: 

  • è composto da tre lettere in MAIUSCOLO
  • È composto dalle prime lettere del nome:
    • Una parola: prime tre lettere (es: Aduno = ADU)
    • Due parole: prima lettera della prima parola, due lettere della seconda parola (es: Nestlé Suisse = NSU; Debora Torriani = DTO)
    • Tre parole o più: prima lettera di ogni parola (es. Accor Gestion Hôtelière & Services SA = AGH; Maria Carla Sarrecchia = MCS)
  • Attenzione: non tenere conto dei vari SA, SAGL, ... ; per determinare la corretta ragione sociale usate http://www.zefix.ch 

L’acronimo deve essere utilizzato come prefisso di documenti, oggetto, entità relativa ad un progetto, per coerenza e per facilitare l’identificazione del progetto/cliente.

In caso di campagne o sottobrand, invitiamo ad utilizzare l’acronimo per identificarle (es. ESMO Breast Cancer Congress = ESM BCC). Buonsenso!

Standard internazionali

Per la nominazione dei file e dei vari elementi, utilizzare gli standard internazionali:

    • Inglese: non usare l’italiano, ma ogni elemento va nominato in inglese
      (es. “Brochure” e “Christmas Card”; non “cartellina” o “Biglietto di Natale” eccezioni da valutare attentamente)
    • Date: se è necessario usare una data come prefisso o suffisso, utilizzare lo standard YYYY-MM-DD (eventualmente accettata YYYYMMDD senza l’uso dei trattini). In questo modo gli elementi vengono ordinati cronologicamente nel modo giusto. Assolutamente da evitare DDMMYYYY. 
  • Camel Case: ovvero l’utilizzo delle maiuscole per differenziare le parole (es. “CamelCase”; da evitare “camelcase” o “camel case” o “camel case”
  • Numerazione doppia cifra: tendenzialmente usare sempre doppia cifra (00, 01, 02, … ) per la numerazione di versioni di file, così da avere un range da 00-99. 
  • Dimensioni base per altezza, in millimetri o pixel. (es. 200x40 saranno 200mm di base per 40mm di altezza. Non il contrario. Non centimetri). 

Versioni dei file

In linea di principio deve sempre essere possibile ripristinare una versione precedente di un file. È buona pratica effettuarne una copia ogni volta che si riprende a lavorare sul file. 

  • Es1. nel caso di un advertising creato in inDesign, è possibile tenere molte pagine all’interno del file con le varie versioni create. Una volta approvata la versione finale, il file contenente tutte le versioni viene spostato nella cartella NO, e un file con solamente la pagina approvata viene mantenuta nella cartella. 
  • Es2. dopo aver presentato una proposta di layout per un sito web, creato in sketch, viene salvato un nuovo file sketch in cui verrà continuata l’attività di design; in questo modo è possibile risalire alle versioni precedenti, ma è chiaro quale è il file più aggiornato.
    PKB Modules 01.indd  (primo layout proposto)
    PKB Modules 02.indd  (secondo layout proposto, con correzioni effettuate,…)

Giri di correzioni con il cliente

Deve essere possibile vedere immediatamente tutti i giri di correzione (loop di correzione) avvenute con il cliente; se il numero è eccessivo, questo è anche motivo di un extra fee. 

In linea di principio, esportare sempre un pdf contenente il materiale presentato al cliente, e nominarlo in questo modo: 

 ACR Supporto LR01.pdf  (prima presentazione)

 ACR Supporto LR01 Corr.pdf  (pdf con i commenti/feedback/correzioni del cliente)

 ACR Supporto LR02.pdf  (seconda presentazione)

 ACR Supporto HR.pdf  Versione finale “High Resolution” -> ce ne deve essere solo uno!

 ACR Supporto_Web.pdf  Versione finale ma leggera per web

Cartelle OLD/NEW/DEF

È PROIBITO creare delle cartelle nominate NEW, OLD, FINAL, DEF, APPROVED, … tutti i file non più necessari vanno messi in una cartella nominata NO. Diventa altrimenti impossibile definire con certezza quali siano i file attuali da utilizzare.

È inoltre assolutamente sconsigliato cancellare dei file: meglio mantenerli ma spostandolo nella cartella NO.  

ADMIN (Estimates, Invoices, Expenses)

Su Drive, in ogni cartella del cliente c’è la cartella  _ADMIN  dove vengono contenuti tutti i documenti amministrativi legati al cliente e al PM. Secondo il buonsenso dovrebbero esserci le offerte. 

Gerarchia e ordine (con esempi)

Le cartelle devono avere una gerarchia comune tra tutti i clienti. È possibile aggiungere un underscore all’inizio del nome della cartella nel caso in cui questa non fosse legata ad un supporto e la si voglia quindi identificare subito. 

NCL NomeCliente   

  • _Toolkit: cartella nella quale si trovano tutti gli assets utili per tutti i supporti relativi a quel cliente
    • Logo: salvare correttamente tutte le versioni del logo, appena viene fornito (.eps CMYK, Pantone, Black, White; .png; .jpg; Guidelines di utilizzo del logo, … )
    • Font: salvare tutti i font utilizzati per quel cliente (eccezione: font da typekit)
    • Icons: se vengono disegnate delle icone utilizzate su più supporti
    • Pictures  /  Images  /  Illustrations: Le immagini pronte per essere utilizzate -> è possibile dividerle ulteriormente in cartelle per identificarne la fonte ad esempio GettyImages oppure Unsplash 
    • Visual:  tutti gli elementi che costituiscono l’immagine del cliente (immagini particolari, pattern, …)
    • HouseStyle.pdf: può essere utile realizzare un pdf che mostra tutti/molti dei supporti del cliente, in modo da avere una visione di insieme del look&feel 
    • ColorPalette.ase: può essere utile esportare la paletta dei colori del cliente, da importare nel programmi Adobe
    • Guidelines.pdf: può essere utile creare un documento che riassume le regole corporate del cliente (uso del logo, aree di rispetto, colori utilizzati, … )
  • _Provided: in questa cartella vengono raccolti tutti i documenti o materiali forniti dal cliente, utili per tutti i supporti. Questa cartella viene eventualmente messa anche all’interno del singolo supporto, nel caso in cui ci fossero materiali relativi solo a quel supporto (es. Se ricevo i testi in formato Word per una brochure, metterò questo documento dentro a NCL NomeCliente/Brochure/ Material)
  • Brochure:  cartella relativa al supporto per questo cliente. 
    • Material:  cartella che contiene il materiale fornito dal cliente, come ad esempio testi, immagini, schemi, scansioni, … 
    • NCL Brochure 210x297.indd  file di progettazione. Indicare la misura in millimetri base x altezza
    • Links  cartella contenente tutti i link al file indesign
    •  NO  cartella contenente tutte le prove e file che non sono stati portati a termine
    •  PDF  qui vanno messi tutti i pdf dei loop 
      • NCL Brochure 210x297 LR01.pdf  prima bozza presentata al cliente
      • NCL Brochure 210x297 LR01 Corr.pdf  file contenente i commenti del cliente
      • NCL Brochure 210x297 LR02.pdf  secondo giro di presentazione al cliente
      • NCL Brochure 210x297 HR.pdf  file di stampa definitivo
      • NCL Brochure 210x297 Web.pdf  file finale per il web, senza crocini di taglio e “leggero”
      • NO  cartella contenente eventuali file di stampa che sono però stati annullati 
        • NCL Brochure 210x297 HR.pdf   file di stampa “annullato
  • BreastCancerCongress  nome di un sotto brand o di una campagna 
    • _Toolkit  cartella contenente il materiale relativo a quel sotto brand o a quella campagna (loghi, visual, … )
    • Advertising  cartella del supporto realizzato
      • NCL BCC Adv CDT 210x297.indd  file di creazione della pubblicità. Il nome del sotto brand può essere accorciato tramite acronimo (es. BCC); oltre al supporto (adv) può essere utile indicare la destinazione (Corriere Del Ticino) e indicarne le dimensioni. 
      • NCL BCC Adv AOO 210x270.indd  altro file di pubblicità, questa volta per Annals Of Oncology 
  • Website  cartella contenente tutte le attività relative al sito web. 
    • Strategy  nel caso in cui fosse importante avere una struttura a fasi, si possono creare sottocartelle. Usare il buonsenso per essere chiaro a tutti il contenuto. 
    • Design  in alcuni casi è importante avere i file in ordine non alfabetico, ma per logica. In questo caso inserire una numerazione in modo opportuno. Es: 
      • SDX 01 UIKit.pdf  questo file viene prima di SDX 02 perché concettualmente prima si definisce UI Kit e poi i moduli. 
      • SDX 02 UIKit Modules.pdf  
      • SDX 03 UIKit Pages .pdf

Condivisione e archivio

È fondamentale che vi sia un unico posto dove trovare tutti i files, evitando copie e tutte quelle azioni che possono portare alla diffusione non organizzata di files. Per esempio, linkate i files invece di caricarli su altre piattaforme/email (in questo modo tutti i sorgenti dei files e relativi export rimangono su GDrive ed è facile gestirli).

Lavorare in locale?

No. Non si può lavorare in locale sul proprio computer, se non in una cartella condivisa e sincronizzata con Drive, perché non è condiviso e non è previsto alcun backup. 

Es. se il computer si rompe, cade per terra, esplode o va in corto circuito, tutti i file devono essere recuperabili.