Paymo è il gestionale che utilizziamo per gestire i diversi progetti e le relative attività.
Indice
- Lista dei progetti
- Tasks nei progetti
- Discussions nel progetto
- Tasks personali
- Milestones
- Segnare le ore
Progetti
È possibile avere un overview dei progetti impostando la visione su table e impostando le colonne che si desidera vedere cliccando sull'ingranaggio a destra. Particolarmente utili:
- nome del progetto
- worked from total: linea che mostra visivamente quanto è stato utilizzato del budget preventivato.
- project management: deve essere solo uno il responsabile di progetto
Sopra alla lista c'è la tendina dei filtri, in cui è possibile impostare come filtrare la lista di progetti. È possibile anche salvare i filtri preferiti, quelli cioè usati per passare da una visione all'altra.
Nell'esempio qui a sinistra si vedono dei filtri che passano da:
- progetti attivi di Ander Group
- progetti interni di Ander Group
- Pack orari
- Progetti il cui project manager è DTO
Ognuno si deve preparare i propri filtri.
Tasks nel progetto
All'inizio di un progetto vengono inseriti i task che si prevede di fare; ogni task deve avere una persona assegnata, e se non si sa chi si occuperà operativamente di quell'attività, verrà assegnato il project manager.
Il project manager deve avere l'overview del progetto, quindi avere sott'occhio tutte le attività che dovranno essere svolte. Al momento giusto, il PM potrà assegnare le persone corrette che si occuperanno di fare il task, segnare le date e spostare in "to do".
È importante impostare solo una persona per ogni task: in questo modo è chiaro chi è responsabile di portare avanti l'attività. Se il task deve essere passato a più persone, aggiungere le sottoattività e i responsabili come subtask ma solamente una persona alla volta avrà il task assegnato.
Immagine sotto: è chiaro che il task viene passato a più persone; al momento è assegnato a Luciano per svolgere il subtask "check e review grafico". Quando avrà finito, passerà il task a Raffaella per svolgere il subtask "presentazione al cliente". Questo permette di avere una visione chiara di chi sta facendo cosa.
Eccezioni: se le subtask devono essere portate avanti contemporaneamente da due persone (non è quindi il caso di "passarsi la palla"), ci possono essere due persone assegnate al task.
Discussions nel progetto
La tab Discussion può essere particolarmente utile per fare dei riassunti dello stato del progetto, indipendentemente dai task attivi; è un punto dove raccogliere lo stato generale dell'avanzamento di un progetto.
È possibile creare una nuova discussione, chiamata "project management" oppure "PM and minutes" o simili, dove raccogliere lo stato del progetto.
Minutes degli incontri: questo è un posto comodo dove raccogliere le minutes prese durante gli incontri con i clienti, dove tenere traccia delle indicazioni e delle scelte prese.
Tip: meglio avere un'unica discussione con molteplici commenti, in modo da poter consultare facilmente l'evoluzione del progetto/scelte (rispetto a dover passare da una discussion all'altra per fare una comparazione).
Task personali
Paymo è uno strumento versatile che permette di visionare i propri task in maniere differenti, così da adattarsi alle diverse persone.
Cliccando sull'icona della casa, e su "my tasks", posso vedere i miei task. A destra posso decidere se vederli in versione board oppure come table o ancora come calendar.
Utilizzare i filtri per ottimizzare la visione dei task secondo la propria necessità.
Milestones
Andando sull'icona della casa e poi su dashboard è possibile visualizzare le milestones. Queste si impostano all'interno dei progetti; dovrebbero essere delle "pietre miliari", ovvero delle deadline importanti da rispettare, come ad esempio la pubblicazione di un sito web, l'invio in stampa, oppure la partenza di una campagna.
Segnare le ore
Andando su timesheets è possibile vedere la propria settimana;
Importante: oltre a indicare il progetto e la task corrispondente al nostro tempo di lavoro, aggiungere sempre una breve descrizione che spieghi un pochino l'attività che si è svolta. Questo è estremamente utile in caso di diatribe con il cliente, per motivare e ricostruire le attività svolte.
Le due figure qui sotto mostrano due modi differenti di vedere/segnare le ore nel proprio timesheet:
1. si possono segnare le ore trascinando il tempo nel calendario, indicando quindi orari di inizio/fine. Questo permette di ricostruire mentalmente cosa si è fatto durante la giornata. (Debora preferisce fare così)
2. si possono aggiungere i tempi lavorati nella giornata, senza indicare inizio/fine (Raffaella preferisce fare così)
