Smartsheet

Se tutti gli Smartsheet sono impostati in maniera simile, sarà più facile passare da uno all'altro senza dover imparare "cose nuove". 

 

Indice: 

• Vantaggi
• Suddivisione in capitoli
• Colonne
• Filtri
• Conditional formatting
• Notifiche e automations
• Invitare persone su Smartsheet
• L'utente ha un nuovo indirizzo email?

 

Vantaggi

• tutte le persone coinvolte sono aggiornate: possono vedere lo status dei lavori ed eventualmente intervenire, senza dover essere stati aggiunti in copia nelle email  (es. in caso di vacanze o assenze)
• storico degli scambi e dei documenti: è possibile ricostruire le scelte che sono state prese per arrivare ad un risultato (con la data del commento), avere accesso a tutte le versioni create di un documento, identificare immediatamente il documento più aggiornato, ... 

 

Suddivisione in capitoli e perché

Ogni riga è un task; 

È possibile dividere i task in "capitoli", o fasi del progetto, a discrezione. Scopo: deve essere chiaro perché c'è quella suddivisione, deve avere un senso logico ed essere utile. 
Es.: Admin, Online, Offline, Campagna Pinco-Pallino, Socials, ... 

Tip: è consigliabile tenere le discussioni relative ad un'attività all'interno dello stesso task. Ad esempio tutti i giri di correzione o commenti saranno nella stessa riga, così da poter ricostruire nel tempo le decisioni prese. 

 

Colonne utili e perché

1. Task: è il nome dell'attività. Dovrebbe essere breve ma esplicativa. È anche il titolo che viene inviato nelle notifiche 
2. Descrizione / link: facoltativo. Serve una piccola descrizione per spiegare meglio il titolo del task? Oppure è utile avere un link diretto alla pagina web di cui si parla, o ad un file di tutorial, ... ? 
3. Date: data di creazione del task (se utile), data di scadenza / di consegna (se necessario). Queste sono utili anche per la visualizzazione a Gantt
4. Status: menu a tendina dove poter selezionare lo status del task. Utile anche da usare nei filtri. 
   1. NEW: nuova attività
   2. Ongoing: task attivo
   3. Feedback from CLIENT / Feedback from ANDER (tip: un testo corto aiuta a non dover avere colonne troppo larghe)
   4. On hold: l'attività viene congelata per qualche motivo
   5. Declined: l'attività esiste, se n'è discusso, ma è stata declinata
   6. DONE: attività completata
   7. Pinned: attività sempreverde, ad esempio brand manual, foglio di tutorial dell'utilizzo di HubSpot, ... 
5. Persone assegnate: responsabile Ander di quella attività. Se necessario è possibile creare una colonna anche per il cliente, nel caso in cui da parte del cliente siano diverse persone che si occupano di attività differenti. Tip: per evitare fraintendimenti, sarebbe meglio che solo una persona fosse assegnata ad un task

Eccezioni / particolarità

1. Express: in alcuni casi è utile avere una colonna per contrassegnare che un'attività è stata richiesta con poco preavviso. Questo permette a noi di motivare un sovrapprezzo al cliente; inoltre permette di evidenziare al cliente quando/quante attività sono state richieste con urgenza, e quindi fatturate con sovrapprezzo. 
   Nota: questa colonna deve essere bloccata al solo editing da parte di Ander. 
   Tip: aggiungere un Conditional Formatting per evidenziare visivamente queste righe 
   

 

Filtri

Creare dei filtri condivisi con tutti gli utilizzatori di quello Smartsheet, permette di facilitarne l'utilizzo. Tip: aggiungere "Include parent rows" permette di avere il riferimento della riga madre, quindi della categoria in cui si trova questo task (es. web design, strategy, ... ).

• Ongoing activities: attività che sono in corso, quindi che hanno lo status NEW, Ongoing, Feedback from, On Hold, Pinned
  
  
  
• Done activities: attività concluse, complete. 
  
  
• Feedback from CLIENT: questo filtro permette di alleggerire la visione per il cliente, in modo da vedere solo i task dove è richiesto il suo intervento. 

Si possono ovviamente creare altri filtri a dipendenza delle esigenze.

 

Formattazione e Conditional formatting

Nel tempo si è cercato di trovare un'impostazione grafica che favorisca la lettura. 

• Righe di capitolo: colore "importante"
  
  
  
• Righe di task NEW: è possibile evidenziare le righe nuove, perché nuove richieste che aspettano di essere impostate. 
  
  
  
• Feedback Cliente: è possibile, se utile per il cliente, evidenziare con un colore chiaro le righe che richiedono un feedback da parte del cliente. Sarebbe meglio fargli usare i filtri, ma se sono restii si può usare un conditional formatting. 
  
  
  
• Righe DONE: per non appesantire la vista con le righe completate, oltre ad usare il filtro si consiglia di impostare uno stile di carattere con colore grigio e barrato. 
  
  
  
• Express: per rendere evidente le righe richieste con poco preavviso, quindi potenzialmente fatturabili maggiormente, si consiglia di creare un conditional formatting evidente
  

 

Notifiche e automation

• Notifica giornaliera / Daily: quando si crea lo Smartsheet, è utile creare un'automazione in modo che una volta al giorno venga inviato un recap delle attività del foglio. Destinatari di questa notifica dovrebbero essere Florian, il project management e il cliente. 
• Notifica oraria / Hourly: viene inviata una notifica all'ora, con il recap delle attività. Destinatari di questa notifica dovrebbero essere il project management, e le persone molto attive nel progetto. 
• Notifica immediata / Real time: salvo eccezioni, questa notifica non è necessaria. Meglio concentrarsi sul lavoro che si sta facendo, e dopo un'ora venir informati con la notifica hourly. Sono pochi i casi in cui è necessario essere informati immediatamente. 

A seconda del progetto e del cliente, è possibile aggiungere altre notifiche. 

• Alert Someone if assigned: è possibile impostare le notifiche in modo che le persone assegnate nella colonna corrispondente, siano avvisate ad ogni cambiamento della riga.

 

Personalizzare l'email di notifica

Oltre ad impostare i destinatari, è possibile editare leggermente l'email di notifica che viene inviata, sia per noi internamente, sia per il cliente. 

• se solo un utente ha fatto modifiche, il From è da quell’utente;
• se più utenti hanno fatto modifiche, il From è dall’owner

Mettendo “send from smartsheet automation” il mittente rimane sempre from smartsheet.

Quindi impostate sempre "send from triggering user".

Se volete, è possibile anche editare il soggetto della mail.

 

Invitare persone su Smartsheet

Per invitare nuove persone su Smartsheet, cliccare su "share" in alto a destra. Aggiungere l'indirizzo email della persona da invitare e scegliere con quali permessi. È consigliato usare "Editor - cannot share" così da avere noi il controllo. 

ATTENZIONE: andare su HubSpot di Ander Group e verificare se il contatto è presente! Ne non lo è, aggiungerlo seguendo questa guida. 

 

L'utente ha un nuovo indirizzo email?

Può capitare che un utente che è invitato su un foglio Smartsheet e lo utilizza regolarmente, cambia indirizzo email: come fare? Non è necessario creare un nuovo account utente.

1. l'utente deve andare nel suo profilo (su browser cliccare sull'avatar in basso a sinistra e poi su "Personal Settings"), e aggiungere il nuovo indirizzo email alla lista dei suoi indirizzi email. 

2. l'utente deve impostare il nuovo indirizzo email come "indirizzo primario". 

A questo punto potrà usare il nuovo indirizzo email con la vecchia password, e accedere ancora ai fogli ai quali era invitato.